Date d’entrée en vigueur : 25 mai 2018.
Votre vie privée est importante pour nous. Cette politique a pour but d’expliquer comment nous traitons vos données personnelles lorsque vous déposez une demande de visa via Capago.
Vos droits
Puisque nous conservons vos données dans des centres de données situés dans l’Union européenne, vous avez le droit, en vertu du « Règlement général sur la protection des données », de nous demander la rectification, l’effacement, la portabilité et l’accès à vos données personnelles en notre possession.
Toute donnée personnelle communiquée à Capago est contrôlée par Capago S.A, dont le siège social est situé au 9 Rue Raoul Dautry, 91190 Gif-sur-Yvette, France. Pour toute demande d’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le Responsable de la Protection des données de Capago en utilisant cette adresse email: privacy@capago.eu
Vous pouvez également refuser le traitement et le transfert des données personnelles vous concernant et qui seraient en notre possession. En cas d’usage de ce droit votre demande de visa serait révoquée et toute procédure de traitement serait immédiatement stoppée. Vous pouvez donc annuler votre demande de visa, ce qui entraînera automatiquement l’arrêt et le transfert de toutes vos données personnelles.
Classification et conservation des données personnelles par Capago
Dans le cadre de notre prestation de service aux voyageurs déposant une demande de visa, Capago collecte et traite des données personnelles. Ces données sont classées en deux catégories:
- Données d’identification, dit identifiants, sont vos données propres qui nous permettent de vous identifier individuellement. Cela inclut le nom, le prénom, le titre, l’e-mail, les numéros de téléphone et les numéros de passeport.
- Données génériques sont toutes les données qui vous concernent mais qui ne nous permettent pas de vous identifier individuellement Des exemples de telles données sont votre type de navigateur Web, la durée de votre rendez-vous, la date et la durée de votre visite sur notre site Web, votre satisfaction, votre type de visa et votre nationalité.
Les données d’identification sont utilisées dans le cadre de nos services pour traiter votre dossier de demande de visa. Ces données ne sont conservées qu’à partir du jour où elles nous sont fournies (c’est-à-dire lorsque vous prenez rendez-vous) et sont automatiquement effacées dans un délai de 30 jours calendaires suivant la restitution de votre passeport. Si vous ne pouvez vous présenter à votre rendez-vous, vos identifiants seront supprimés dans les 30 jours suivant la date du rendez-vous.
Pour des raisons légales, cette règle d’effacement automatique ne concerne pas les données de facturation. Les factures au format PDF sont conservées dans un espace restreint et sécurisé de notre logiciel, et ce pour une durée illimitée.
Les données génériques sont utilisées à des fins de contrôle et d’amélioration de la qualité de nos services. Ces données sont conservées pour une durée illimitée sous une forme anonymisée après l’effacement automatique de vos données d’identification.
Types de données personnelles traitées par Capago
DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES À L’AIDE DE COOKIES ET DE TECHNOLOGIES SIMILAIRES
Lorsque vous visitez nos sites Web, nous collectons des informations telles que votre position géographique, la langue et le type de navigateur utilisé, votre adresse IP, la date et l’heure de votre visite, le nombre et les pages que vous consultez, et les éléments de la page (par exemple des liens) sur lesquels vous cliquez.
Lorsque vous interagissez avec nos agents du centre de contact à l’aide de notre fonctionnalité de chat en direct ou de messagerie Facebook, nous collectons des informations telles que votre nom et votre adresse e-mail, l’heure du contact et l’historique du chat.
Nous pouvons utiliser des technologies telles que des pixels, des “clear gifs”, des cookies ou d’autres outils similaires sur nos sites Web ou dans des messages qui vous sont envoyés pendant votre processus de demande de visa. Certains des tiers que nous utilisons sont Google Analytics, Facebook et Live Agent.
Si vous ne souhaitez pas que nous collections de telles informations, il existe une procédure simple dans la plupart des navigateurs Web qui vous permet d’empêcher automatiquement toutes ces technologies de nous communiquer des données. Certaines fonctionnalités complémentaires ou intégrées du navigateur Web peuvent également vous demander (au cas par cas) si vous souhaitez partager des données ou non.
DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES LORSQUE VOUS CONTACTEZ NOTRE CENTRE DE CONTACT
Lorsque vous contactez notre centre de contact – par mail, chat ou téléphone – nous stockons le contenu complet de la conversation (enregistrements audio, fils de discussion, historiques de chat) associé à votre identifiant unique (email, identifiant de chat, numéro de téléphone).
Ces données sont utilisées à des fins de qualité, ainsi que pour la détection / prévention des fraudes. Ces données sont disponibles pour nos administrateurs privilégiés pour une période indéfinie.
DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES LORSQUE VOUS PRENEZ RENDEZ-VOUS
Des données personnelles sont collectées lors de la prise de rendez-vous pour déposer une demande de visa dans l’une de nos succursales. Pour chaque groupe de voyageurs créé, le premier demandeur du groupe devient l’interlocuteur principal. Ce demandeur doit nous fournir les informations nécessaires pouvant nous permettre de créer ses identifiants tels qu’une adresse e-mail, un numéro de téléphone et un nom complet. Ces informations seront utilisées chaque fois que nous devrons vous contacter durant le processus. Elles seront également stockées en format PDF sur la facture.
Pour chaque voyageur du groupe, des informations exactes sur le but du voyage, ainsi que les noms complets, les dates de naissance et les numéros de passeport, sont collectées. Ces informations nous sont nécessaires pour déterminer le type de visa que vous demandez et les montants à percevoir au nom des consulats.
Les noms, dates de naissance et numéros de passeport sont données d’identification et ne sont donc conservées que pour la durée du processus de dépôt de demande de visa à Capago. Ils sont complètement effacés de notre système au plus tard 30 jours après la date de retrait de votre passeport.
Le type de visa que vous appliquez est conservé afin de nous permettre de fournir des rapports détaillés aux consulats concernant notre activité.
DONNÉES TRAITÉES LORSQUE VOUS VENEZ À VOTRE RENDEZ-VOUS
Ces données sont collectées lors de votre rendez-vous. Ces données incluent le temps d’attente et le temps de traitement à chaque étape. Ces données sont conservées pendant une durée illimitée une fois anonymisées à la suite des 30 jours suivant le retrait du passeport à Capago.
Les données d’identification biométriques, telles que votre photo et vos empreintes digitales, sont collectées au nom des consulats pour lesquels nous opérons. Ces données d’identification sont collectées directement dans le système fourni par les gouvernements pour lesquels nous travaillons.
Nous pouvons également numériser et capturer une partie ou la totalité de la documentation que vous nous fournissez dans les systèmes qui nous sont fournis par les gouvernements que nous représentons.
Nous sommes un processeur de données pour le compte des gouvernements que nous représentons à la fois pour les données biométriques et les documents requis à votre demande de visa. Ces gouvernements restent donc les contrôleurs de ces données et documents.
Transferts et destinataires des données personnelles
GOUVERNEMENTS
L’essence du contrat de Capago avec les gouvernements est d’opérer en leur nom afin de collecter les données en leur nom. Par conséquent, tous les documents et identifiants biométriques collectés lors de votre rendez-vous chez Capago sont transférés aux consulats.
AUTRES FOURNISSEURS DE SERVICES
Dans le cadre de notre mandat de services, nous utilisons des logiciels tiers et des technologies de suivi telles que le pixel, Facebook et Google Analytics. Nous utilisons les données collectées pour analyser la façon dont vous interagissez avec nos plateformes (sites Web, centres de contact). Lors de l’utilisation de ces technologies, certaines de vos données personnelles seront collectées et hébergées sur ces plateformes tierces.
L’utilisation des données personnelles collectées via notre site Web par ces tiers n’est pas uniquement soumise à notre responsabilité et à nos paramètres. Elle est également conditionnée par la politique de confidentialité que vous aurez acceptée lorsque / si vous utilisez ces mêmes plateformes.
Par conséquent, nous vous encourageons fortement à consulter vos propres paramètres personnels sur Facebook: https://www.facebook.com/ads/preferences
Si vous ne souhaitez pas être suivi via Google Analytics, vous pouvez utiliser le plug-in de Google pour éviter d’être suivi: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Données personnelles collectées auprès de tiers
Notre système de réservation permet à une personne tierce de prendre un rendez-vous pour d’autres demandeurs. Dans un tel cas, nous pourrions collecter les données personnelles de toute personne qui n’a pas encore accepté et approuvé notre politique de confidentialité des données.
Dans ce cas, le document individuel « Liste de contrôle de validation », qui résume toutes les informations collectées pour chaque demande de visa, est utilisé pour informer chaque individu de ses droits. Ce document doit être signé par le propriétaire des données ou son représentant légal pour les mineurs.
Mises à jour de la politique de confidentialité
Capago se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre à mesure que nous améliorons nos services ainsi que les technologies et les lois changent.
